Ste vedeli, da nam delo, ki ga opravljamo s prekinitvami, vzame 50 % več časa in da naredimo 50 % več napak, kot če ne bi bilo prekinjeno? Prekinitve so največji sovražnik učinkovitosti in osredotočenosti, čeprav se nam morda majhne motnje, kot so novo elektronsko ali SMS-sporočilo ali telefonski klic, ne zdijo nič takšnega.

Erik Altmann, prof. psihologije z univerze v Michiganu, je v nedavni raziskavi ugotovil, da že majhne prekinitve vplivajo na našo osredotočenost in s tem tudi učinkovitost.

Tensed business man on call while looking at computerV raziskavi, ki jo je izvedel, je sodelovalo 300 udeležencev, ki so morali na računalniku reševati različne naloge, pri čemer so bili razdeljeni v dve skupini. Prva skupina je reševala naloge brez prekinitev, v drugi skupini pa so udeležence od nalog vedno znova odvračale prekinitve, trajajoče približno tri sekunde, kot so vibracijski alarm na prenosnem telefonu, novo elektronsko ali SMS-sporočilo ipd. In kakšen je bil izsledek? Skupina, ki je naloge opravljala s prekinitvami, je naredila dvakrat več napak in za naloge potrebovala dvakrat več časa kot skupina, ki jih je opravljala brez tovrstnih prekinitev.

Prof. Altmanna je presenetilo, da so imele takšen vpliv na učinkovitost že zelo kratke prekinitve. Te niso trajale dlje časa, kot so ga udeleženci potrebovali za posamezen korak pri reševanju nalog, je pripomnil, zato naj časovni dejavnik ne bi bil vzrok napak. Pri tem je dodal: “Zakaj se je torej število napak povečalo? Odgovor je, da so morali udeleženci preusmeriti pozornost z ene naloge k drugi. Celo kratkotrajne prekinitve lahko močno vplivajo na procese, ki zahtevajo osredotočenost.”

Kako delujejo naši možgani

Naši možgani potrebujejo nekaj časa za dosego stanja, ki nam omogoča, da se popolnoma osredotočimo na nalogo in odstranimo motnje. Ko dosežemo to stanje, v angleščini imenovano tudi “flow” 1 , smo lahko zelo učinkoviti, vse dokler nas nekaj ne prekine. Če so prekinitve pogoste, se lahko zgodi, da želenega “flowa” niti ne dosežemo.

Ivan Blatter, švicarski svetovalec za organizacijo časa, na svoji spletni strani2 zelo nazorno opisuje ta proces: “Predstavljajte si, da zjutraj pridete v pisarno in se najprej poskušate osredotočiti na delo. Začnete pomembno nalogo, osredotočenost raste in raste. In na neki točki nastopi prva prekinitev. Kaj se zgodi? Osredotočenost v istem hipu pade. To dokazujejo raziskave možganov. Proti temu ne moremo nič. Če nas nekaj prekine, naša osredotočenost takoj pade. Pri tem ni pomembno, za kakšno prekinitev gre niti koliko traja. Zadostuje že opozorilo, da smo dobili novo SMS-sporočilo. Ali novo elektronsko sporočilo, ali klic, ali sodelavec, ki gre skozi pisarno. Ni pomembno – vaša osredotočenost pade. Nato se morate spet osredotočiti. Delate naprej, morda deset minut, vaša osredotočenost narašča in narašča. In kaj se zgodi takrat? Pride nova prekinitev. Potem morate znova začeti z ničle. Osredotočenost narašča in narašča – in spet pride nova prekinitev ipd.”

Nekaj nasvetov za večjo učinkovitost

Po besedah Ivana Blatterja je za učinkovitost ključno to, da si odmerimo neprekinjene časovne bloke, v katerih se povsem osredotočimo na nalogo, ki jo opravljamo.

V zvezi s tem na svoji spletni strani 3 podaja nekaj nasvetov, povzetih v nadaljevanju:

“Tihi čas”

Čim pogosteje si odmerite “tihi čas”, torej čas, ko se ne pustite motiti. Tedaj izklopite telefon, zaprite program z elektronskimi sporočili, izklopite prenosni telefon in zaprite vrata.

Za to so najprimernejše zgodnje jutranje ali pozne popoldanske ure, ko so prekinitve redkejše.

Vsak dan si lahko odmerite tihi čas, ki naj traja vsaj pol ure ali še bolje uro in pol.

Nepričakovani dogodki

Na mizi si pripravite listek. Če vas nekaj prekine, potem premislite, ali ta prekinitev zahteva takojšnji odziv ali ne. Če ga ne, potem si hitro zabeležite ključno besedo in nadaljujte prvotno delo.

Opravljanje ene same naloge

Po možnosti se poskušajte čim bolj osredotočiti na eno samo nalogo. Dnevno si odmerite čas, v katerem zavestno opravljate le eno nalogo.

Najbolje je, če to storite zgodaj zjutraj ali zvečer. Vendar je zadnja možnost manj ugodna, ker imamo zjutraj običajno več energije. Za eno samo nalogo si vzemite najmanj pol ure dnevno, še najbolje pa uro in pol.

Ivan Blatter dodaja, da se številnim prekinitvam seveda ne moremo izogniti – če zazvoni telefon, se bomo seveda oglasili. A veliko je takšnih, ki bi se jim lahko izognili – običajno nam ni treba takoj odgovoriti na elektronsko ali SMS-sporočilo. Prekinitev skratka ne moremo povsem izločiti, toda številnim se lahko izognemo in tako povečamo svojo delovno učinkovitost.

pripravila Klavdija Blažun

___________

1 “Flow” je ang. izraz za psihološko stanje, v katerem je posameznik popolnoma osredotočen na dejavnost ali nalogo (vir: http://psychology.about.com/od/PositivePsychology/a/flow.htm)
2 http://www.blatternet.de/konzentrationssaege/
3 http://www.blatternet.de/

VIRI:
http://www.blatternet.de/konzentrationssaege/
http://www.stevepavlina.com/blog/2013/01/please-dont-interrupt/
http://karrierebibel.de/kurze-unterbrechung-kleine-ablenkungen-verdoppeln-fehlerquote/
http://msutoday.msu.edu/news/2013/brief-interruptions-spawn-errors/